Operô / Checklist
Checklist para vender em festival de música ou de cerveja
O que confirmar com a produtora, o que levar e o que trava a venda no pico. Na ordem em que se confere, do contrato da praça de alimentação ao fechamento de cada dia.
Antes de começar
Depois que o portão fecha, o que você esqueceu ficou esquecido
Festival é o oposto do arraial em quase tudo que importa pra quem opera. Lá o carro fica do lado e a base é perto; aqui, depois que o portão abre, não entra mais veículo e o que você esqueceu ficou esquecido.
Lá o cliente paga em espécie; aqui pode ser cartão, pode ser cashless da produtora, e às vezes você não toca em dinheiro nenhum. Lá o pico é a quadrilha; aqui é o intervalo entre atrações e o fim do show principal.
Por isso este checklist é outro, e não uma cópia com o título trocado. E por isso ele também não te dá quantidade: número certo sai do seu histórico e da reconciliação da sua operação, não de uma tabela de blog. O que ele dá é o que conferir, na ordem, pra você sair do festival com o número real e não com a sensação de que "vendeu muito".
As 6 partes do checklist
Parte 1
Antes do evento
- Descubra quem é a produtora e quem é a pessoa de alimentação e bebidas. Em festival existe uma coordenação de praça de alimentação separada da produção geral, e é com ela que se resolve energia, acesso e horário.
- Leia o contrato ou o regulamento da praça inteiro, principalmente a parte de taxa. Costuma ser valor fixo, porcentagem sobre faturamento, ou os dois. Se tem porcentagem, você vai ter que declarar seu faturamento pra alguém, e é bom que o seu número seja auditável.
- Confirme a exclusividade de bebida antes de qualquer coisa. Festival de cerveja e festival de música quase sempre têm patrocinador de bebida, e vender bebida por fora pode custar sua vaga no meio do evento. Se você não pode vender bebida, seu cardápio e sua margem mudam por completo.
- Pergunte se o pagamento é cashless ou por ficha eletrônica da produtora. Se for, você não recebe na hora: recebe depois, pelo relatório do sistema deles. Confirme o prazo de repasse, quem concilia e o que acontece se o número deles não bater com o seu.
- Se for cashless, confirme se os terminais são fornecidos, quantos você tem direito e se dá pra usar a sua maquininha em paralelo. Barraca com um terminal só numa fila de festival é gargalo garantido.
- Energia: em festival você declara a carga em kW antes e paga por ela. Some tudo que você liga, com folga, e declare a mais. Quem declara menos fica sem ponto ou queima a chave no meio do evento, e não tem eletricista disponível no horário do show.
- Pergunte se a energia é de gerador e se cai em algum momento (troca de gerador, pico do palco). Equipamento de refrigeração sofre com oscilação, e freezer que desliga à noite estraga carga do dia seguinte.
- Confirme o tipo de plugue e a distância até o quadro. Em festival o quadro costuma estar longe e o cabo é por sua conta. Cabo curto no dia da montagem é problema sem solução, porque loja fechada e área isolada.
- Confirme horário de acesso de veículo, credencial de carro e a hora em que o portão fecha pra carga. Depois disso você fica com o que está dentro. Essa é a diferença mais importante entre festival e qualquer outro evento.
- Confirme quantas credenciais ou pulseiras de equipe você tem e o prazo de envio dos nomes. Prazo de credenciamento vence antes do evento e sem margem, e funcionário sem pulseira não entra, ponto.
- Confirme a exigência sanitária: lavatório de mãos, água potável, descarte de óleo, caixa de gordura, piso, uniforme, touca, alvará sanitário. Festival grande recebe fiscalização de verdade, e o custo de ser interditado no sábado à noite é o evento inteiro.
- Confirme onde e como o estoque pernoita se o evento é de mais de um dia: quem guarda, se tem segurança, se dá pra manter refrigeração ligada, e quem responde por sumiço. Esse é o risco mais caro do festival multi-dia.
- Confirme o horário de abertura de portão, o horário do show principal e a hora de encerramento de cada dia. Sua curva de venda inteira depende disso, e a grade sai tarde mas sai.
- Confirme se o evento tem cobertura, e o que acontece em caso de chuva. Praça de alimentação a céu aberto em festival vira zona morta na chuva e lotação total assim que para.
- Descubra quantas barracas vendem comida parecida com a sua. Festival não protege ninguém de concorrência: se tem cinco hambúrgueres, o seu tem que ter um motivo pra ser escolhido de longe, na fila.
- Cadastre cada dia do festival como uma Operação separada, não o festival inteiro como uma coisa só. Sábado e domingo têm público e curva diferentes, e juntar os dois destrói a única comparação útil que você teria.
Parte 2
A carga
- Dimensione por dia e por curva, não pelo total do evento. Carga de sexta não é carga de sábado, e domingo de festival costuma ser outro público inteiro.
- Toda a carga do dia tem que estar dentro antes do portão fechar, incluindo o que seria reposição. Em festival, reposição não vem da base: ela vem do seu próprio estoque reserva atrás da barraca. Planeje esse reserva de propósito, não por acaso.
- Se sobra do dia anterior, ela é carga do dia seguinte, e precisa entrar na conta como tal. Estoque que pernoita e ninguém registra é o furo mais comum do festival multi-dia.
- Cardápio enxuto ganha festival. Item que demora a montar mata sua fila no pico, e uma barraca que faz três coisas bem fatura mais que uma que faz oito coisas devagar.
- O que mais sobra em festival: item elaborado, item que precisa de mesa e talher, item saudável no fim da noite. O que mais falta: comida rápida, salgada e gordurosa nas últimas horas, e água.
- Gelo é o insumo crítico do festival e o custo mais invisível que existe. Ele derrete no sol e na madrugada, some entre um dia e outro, e ninguém conta. Trate gelo como item de estoque, com entrada e consumo registrados, ou ele vai engolir margem sem deixar rastro.
- Confirme se dá pra comprar gelo dentro do evento e a que preço. Em muitos festivais só o fornecedor oficial vende gelo lá dentro, e o preço é outro.
- Embalagem de festival é embalagem de andar e de mão suja: precisa fechar, precisa segurar molho e precisa aguentar cliente em pé no meio da multidão. Guardanapo e utensílio somem em ritmo que não tem nada a ver com o número de pedidos.
- Se você vende bebida em lata ou garrafa, confirme a regra do evento: muitos exigem servir em copo próprio e não entregar a embalagem original. Descobrir isso no dia significa comprar copo de emergência no preço do desespero.
- Troco: em festival dominado por cartão e cashless, você precisa de bem menos espécie do que num arraial, mas ainda precisa de algum. Fundo de caixa grande demais dentro de festival é risco de segurança, não é conforto.
- Leve maquininha reserva, de operadora diferente da principal, e carregador e bateria externa pra tudo. Multidão derruba dados, e maquininha sem sinal para a sua venda.
- Leve o mínimo de coisa frágil e vidro. Área de festival tem restrição a vidro em muitos casos, e o piso é terra, grama ou brita.
- Leve iluminação de trabalho pra área de produção atrás da barraca. A frente vai estar iluminada pelo evento, e o fundo, onde você monta o pedido, vai estar no escuro.
- Separe o consumo da equipe antes de abrir. Turno longo de festival com freela consome muito mais do que você imagina, e se sai da carga sem registro vira divergência de estoque.
Parte 3
A montagem
- Chegue na janela de acesso de veículo, não no começo dela e nem no fim. No começo a área ainda está em obra, no fim você não descarrega mais.
- Descarregue tudo antes de montar qualquer coisa, e confira a lista de carga com o carro ainda ali. Essa é a última chance de perceber o que ficou em casa.
- Antes de montar, confira onde é a sua caixa de energia, se ela está viva e se é a sua mesmo. Vizinho ligando na sua chave é briga e é queda de disjuntor.
- Ligue o equipamento em sequência, com o eletricista do evento por perto se possível, e teste a carga total ligada de uma vez. É melhor descobrir com a praça vazia que você não pode ligar tudo junto.
- Monte a barraca com frente de pedido e frente de entrega separadas se o espaço permitir. Em festival a fila é longa e barulhenta, e uma boca só vira um nó que não desfaz mais.
- Resolva a chamada do pedido antes de abrir: no barulho do palco, gritar nome não funciona, ninguém escuta e o cliente fica encostado no balcão travando a fila. Senha visível ou fila que o cliente acompanha no celular resolve isso.
- Teste a maquininha e o cashless com uma venda real de valor baixo antes de abrir, e confira se ela apareceu no sistema. Testar só na hora do primeiro cliente é testar em cima do prejuízo.
- Teste o sinal de dados no ponto exato da barraca, com a área já com gente. Sinal bom às 14h da montagem não diz nada sobre 21h com o público inteiro dentro.
- Teste a impressão do cupom e deixe bobina reserva. A impressão não pode segurar a venda: se a impressora falhar, a venda passa e o cupom se reimprime depois.
- Registre a abertura do caixa com o fundo contado na hora, mesmo que seja um valor pequeno. Sem fundo registrado, nada do que vier depois fecha.
- Combine a divisão de turno antes de abrir: quem opera o registro, quem produz, quem repõe do estoque reserva. Em festival ninguém aguenta doze horas na mesma função, e a troca sem combinado é onde a informação se perde.
- Se a equipe troca de turno, fechem a contagem de caixa na troca. Quem fecha à uma da manhã não pode responder por dinheiro que entrou às três da tarde com outra pessoa.
Parte 4
Durante
- Conheça a curva: abertura de portão tem movimento fraco, o público bebe antes de comer, e a comida engata no fim da tarde. O maior pico é logo depois que a atração principal termina, quando a plateia inteira se desloca de uma vez.
- Durante o show principal, a praça de alimentação esvazia. Essa é a sua janela: reponha a bancada do estoque reserva, faça sangria, conte o que já saiu e prepare a produção pro pico que vem logo depois.
- Intervalo entre atrações é pico curto e violento. Ele dura o tempo da troca de palco, e quem não tem produto pronto na frente perde a janela inteira.
- Fila em festival não é linha, é aglomeração. Se o cliente não enxerga de longe o que você vende e por quanto, ele para na sua frente pra perguntar, e cada pergunta custa vendas atrás dele.
- O que mais trava venda em festival, na ordem: pagamento que não passa por falta de sinal, pedido que demora a montar, e cliente encostado no balcão esperando a comida. Ataque os três antes de abrir, porque no pico não dá pra consertar.
- Se o sinal cair, continue vendendo e registrando. O registro fica no aparelho e sobe quando o sinal voltar. O que não pode acontecer é a barraca parar de registrar e "anotar depois", porque depois ninguém lembra.
- Registre venda por produto, mesmo no pico. Em festival multi-dia isso vira ouro no dia seguinte: você ajusta a produção do domingo com o dado real do sábado, e ninguém mais faz isso.
- Peça reposição do estoque reserva com antecedência e registre como reposição. Ela soma à mesma carga da operação, e é isso que faz a contagem do fim da noite fechar, mesmo com o produto tendo ido pra frente em três levas.
- Perda em festival tem cara própria: copo derrubado na multidão, produto que caiu, item que passou do ponto, gelo que derreteu. Registre com motivo, na hora. Perda registrada é custo conhecido; perda escondida vira suspeita de gente honesta na reconciliação.
- Cliente devolvendo produto acontece, e o pedido cancelado precisa ser cancelado no sistema, não apagado. A venda cancelada continua fazendo parte da história do dia, e é isso que permite auditar depois.
- Sangria em festival tem uma regra a mais: o dinheiro não sai do evento no meio da noite. Combine um lugar seguro e um responsável, registre valor e horário, e não deixe volume alto na gaveta em barraca aberta.
- Se você vende para outras barracas ou para a equipe da produção com acerto no fim, registre como comanda em nome de quem consumiu, e não como venda paga. Isso é receita a receber, não é dinheiro em caixa, e confundir os dois faz o caixa parecer curto no fechamento.
- Acompanhe o cashless da produtora ao longo do dia, se der. Descobrir no domingo que a máquina do evento estava fora do ar na sexta é descobrir tarde demais pra reclamar.
- Fique de olho na temperatura da carga refrigerada ao longo do dia. Sol forte em barraca de lona destrói produto silenciosamente, e o prejuízo aparece só quando você abre a caixa.
Parte 5
O fechamento
- Feche cada dia como uma operação inteira, mesmo que amanhã tenha mais. Empurrar contagem pra depois do evento é abrir mão do único dado que faria o dia seguinte ser melhor.
- Conte o que voltou por produto, incluindo o estoque reserva que não chegou a ir pra frente. Reserva não contado é a divergência típica do festival.
- Conte a perda separada, com motivo. Gelo entra aqui, e é onde a maioria das operações descobre pela primeira vez o tamanho real desse custo.
- Faça a conta física do jeito simples: o que saiu, menos o que voltou, menos o que perdeu, é o que vendeu de fato. Compare com o que foi registrado em venda. Se sobrar diferença, ela tem nome, e o nome nunca é "coisa de festival".
- Conte o dinheiro antes de olhar o esperado na tela. E lembre que o fundo de troco não é receita.
- Separe o fechamento por modalidade: espécie, crédito, débito, Pix e cashless da produtora. Cada um reconcilia por um caminho diferente, e só o espécie se resolve contando cédula.
- Confira o total do cashless com o relatório da produtora, número por número, antes de assinar qualquer prestação de contas. Divergência ali é dinheiro seu, e ela só se discute com o seu registro na mão.
- Se a taxa é por porcentagem de faturamento, o número que você declara à produtora tem que ser o mesmo que a sua reconciliação mostra. Número declarado no olho é onde a relação com produtora azeda.
- Feche as comandas em aberto de expositores e da equipe da produção antes de todo mundo desmontar. Comanda que não se fecha na noite é comanda que não se fecha nunca.
- Confira a troca de turno: se o caixa passou de mão, cada turno tem que ter fechado o seu. Um único fechamento no fim de doze horas com três pessoas diferentes não aponta nada quando falta dinheiro.
- Guarde o extrato da maquininha do dia junto do fechamento. Extrato aparece dias depois e a memória não segura o que aconteceu naquela noite.
Parte 6
Depois
- Anote a curva real do dia por faixa de horário, e amarre à grade de shows. No festival do ano que vem, isso te diz exatamente quando produzir e quando descansar.
- Anote o que acabou e a que horas acabou. Item que acabou antes do pico principal é venda perdida que não aparece em lugar nenhum do seu extrato, e só a sua anotação registra que ela existiu.
- Anote o que sobrou por produto, e por dia. É isso que corrige a carga do próximo festival e mata o hábito de levar por segurança emocional.
- Anote o consumo real de gelo, gás e embalagem. Esses três somem do cálculo de custo de quase toda operação, e num festival eles são caros.
- Feche a conta do evento inteiro incluindo taxa da praça, energia contratada, credenciais, transporte, equipe e hospedagem se houve. Faturamento alto de festival esconde custo fixo alto, e tem festival famoso que dá menos resultado que uma feira de bairro.
- Anote como foi a produtora: pontualidade no repasse, qualidade da energia, honestidade na conciliação do cashless, movimento real versus o que foi prometido. Esse histórico é o que te faz aceitar ou recusar o convite do ano seguinte com base em fato.
- Anote o desempenho da equipe por turno. Festival é onde se descobre quem opera bem sob pressão, e quem só parece rápido.
- Compare esse festival com o anterior do mesmo tipo. Um evento isolado te dá história pra contar. Três eventos registrados te dão previsão, e previsão é o que permite dizer sim pro festival certo e não pro festival que só dá trabalho.
Para fechar
Volume engana. O resultado só aparece se o dia foi registrado
Festival dá volume, e volume engana. A barraca fica cheia, a mão dói, todo mundo sai dizendo que foi ótimo, e o resultado real só aparece semanas depois, quando o repasse do cashless cai e a conta de energia e taxa chega.
Se a operação não foi registrada dia a dia, esse resultado chega como surpresa, e surpresa em operação é sempre prejuízo com atraso. O olho do dono é ver isso enquanto ainda dá pra reagir, mesmo estando a quilômetros dali, com quatro pontos abertos ao mesmo tempo.
No Operô
Carga, reposição, caixa e reconciliação num lugar só
Aula de 20 segundos
Carga, reposição e contagem de retorno sem furo
Fila QR
A senha no celular do cliente, sem gritar nome no barulho
Outro checklist
Montar barraca em festa junina e quermesse
Antes de montar a carga
Quanto levar de mercadoria sem sobrar nem faltar
Depois do evento
Como saber se o ponto deu lucro de verdade
Fila que anda
Por que a demora na hora de chamar custa venda
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Veja um dia de festival já fechado, com o resultado na tela
Carga, reposição no pico, caixa contado e reconciliação no fim de cada dia: é o que o Operô faz com o que este checklist pede, sem esperar o repasse pra descobrir como foi. Abra a demonstração ao vivo e olhe uma operação real já fechada, sem cadastro e sem cartão.
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